Hoeveel kantoorruimte per werknemer heb je nodig?

Een van de minder bekende uitdagingen van het runnen van een bedrijf – een die vaak verloren gaat tussen de vele andere verantwoordelijkheden met betrekking tot het leveren van goederen en diensten, het omgaan met financiën, human resources, enz. – is het bieden van een geweldige werkplek die voldoet aan de vele behoeften van uw medewerkers.

Als uw bedrijf op zoek is naar nieuwe kantoorruimte om uw bedrijf naar de toekomst te brengen, is er veel voor u om rekening mee te houden. Van het zoeken naar commercieel vastgoed dat daadwerkelijk in uw budget zit tot het ontwerpen van een perfecte inrichting die voldoet aan de eisen van het bedrijf om optimaal te kunnen functioneren, het is een proces dat vraagt om een doordachte aanpak.

Er moeten veel beslissingen worden genomen op het gebied van kantoordesign wat betreft de stijl van het meubilair, de kleuren, het merk en de sfeer, maar meestal is de eerste en een van de belangrijkste beslissingen die moeten worden genomen als u aan een nieuwe zoektocht naar een kantoor begint, de hoeveelheid vierkante meters die nodig is om uw personeel te kunnen huisvesten.

Maar hoe maak je deze vastberadenheid? Een bijzonder effectieve manier om dit uit te zoeken is om te bepalen hoeveel kantoorruimte per medewerker nodig is.

Uitdagingen om kantoorruimte per persoon te vinden

Als uw bedrijf een werkplekindeling heeft waarbij de meeste medewerkers het grootste deel van hun tijd in de daarvoor bestemde werkplekkamers doorbrengen, is het iets eenvoudiger om te bepalen hoeveel kantoorruimte er per medewerker nodig is. In dat geval heb je een vrij duidelijk gevoel van hoeveel vierkante meters elke persoon in beslag neemt op basis van de voetafdruk van de ruimtes.

Moeilijker is het om sq ft per persoon uit te zoeken voor bedrijven die de voorkeur geven aan een meer flexibele, open ruimte indeling voor hun kantoor. Als het nog steeds rijen van bureaus zijn (net min de schotten die met hokjes komen), dan kun je misschien een vrij duidelijk gevoel krijgen van hoeveel ruimte elke medewerker ongeveer inneemt.

In sommige moderne kantoren maken medewerkers echter nauwelijks gebruik van bureaus en zijn zij voorstander van stoelen en banken die in de gehele kantoorruimte aanwezig zijn. In een dergelijke onconventionele opstelling kan het bijzonder uitdagend zijn om te berekenen hoeveel kantoorruimte per persoon wordt gebruikt.

Rekening houden met gemeenschappelijke ruimtes

Of het nu gaat om een kantooromgeving met cellen of een open ruimte, er is nog steeds de extra hindernis van factoring in gemeenschappelijke ruimtes. Uiteraard blijven werknemers niet de hele dag letterlijk vastzitten aan hun werkplek, dus bij de berekening van het aantal vierkante meters per persoon moet ook rekening worden gehouden met het feit dat werknemers ook gebruik maken van gangen, badkamers, de keuken, recreatieruimtes en eetruimten.

De conferentiezalen zijn ook een van deze gemeenschappelijke ruimtes. Heeft u veel vergaderruimtes nodig? Houdt u regelmatig vergaderingen in uw bedrijf? Zijn het meestal alleen maar leiders in die vergaderingen, of zijn er veel grote personeelsbijeenkomsten? Als medewerkers waarschijnlijk nogal wat tijd doorbrengen in vergaderzalen of vergaderruimtes, zou dat een impact moeten hebben op de berekening van de kantoorruimte per persoon. Voor in deze vergaderzalen is het ook van belang om de ramen goed te bekleden. Er moet eenvoudig gespeeld kunnen worden met de lichtinval en privacy voor wanneer er dingen niet zichtbaar mogen zijn voor anderen of wanneer de televisie of computers goed zichtbaar moeten zijn. Rolgordijnen en plisségordijnen zijn veelgebruikte vormen van raamdecoratie voor in kantoren.

Het bepalen van de hoeveelheid benodigde kantoorruimte per medewerker
Zoals je kunt zien, is dit niet zo eenvoudig als je zou willen. Aangezien het berekenen van de benodigde hoeveelheid vierkante meters per werknemer niet noodzakelijkerwijs een intuïtieve berekening is, is het de moeite waard om de statistieken als leidraad te gebruiken. In 2012 bleek uit de gegevens van CoreNet Global dat het 176 vierkante meter per werknemer in Noord-Amerika was, tegen 225 vierkante meter per persoon in 2010. Als gevolg van de neerwaartse trend om minder vierkante meters per persoon te verstrekken, meldt Statista dat het gemiddelde kantoor in Amerika in 2017 ongeveer 138 vierkante meter (12,8 vierkante meter) per persoon heeft toegewezen.

Elk bedrijf zal zijn eigen ideeën hebben over hoeveel ruimte werknemers op hun werkplek zouden moeten hebben, maar deze cijfers zouden een leidraad moeten zijn voor de keuze van een figuur om mee te werken. Dus, zeg dat je genoegen neemt met 150 vierkante meter kantoorruimte per werknemer. U kunt dat aantal nu nemen en vermenigvuldigen met het aantal mensen dat in uw organisatie werkt. Als u bijvoorbeeld 70 medewerkers heeft, zoekt u een kantoor dat minstens 10.500 vierkante meter groot is.

Vergeet de leidinggevenden niet

Terwijl sommige zeer gelijkgestemde CEO’s en andere leidinggevenden in de “stierenhoop” zitten met de rest van het personeel, hebben de leidinggevenden bij de meeste bedrijven de neiging om hun eigen individuele privé-kantoren te hebben. Als sommige mensen aparte kantoren of grotere werkplekken gaan hebben, moeten ze uit de bovenstaande hoofdberekening worden verwijderd. Bereken in plaats daarvan hun vierkante meters afzonderlijk, en tel deze bij het andere totaal op.

Ditzelfde idee kan ook van toepassing zijn op enkele andere “unieke” medewerkers. Zo kunt u bijvoorbeeld een grote ontvangstruimte hebben waar slechts één persoon zit, maar dat omvat meer vierkante meters voor de middelen die door de receptionist worden gebruikt.